Organizá tu oficina de manera inteligente hoy mismo

Organizá tu oficina de manera inteligente hoy mismo

Equipar tu espacio laboral adecuadamente podría reportarte beneficios muy interesantes en términos de productividad. Voy a compartir con vos algunas de las pautas que sigo para convertir mi lugar en un sitio inspirador.

¿Qué dice tu oficina de vos? ¿Que sos formal y eficiente? ¿Desordenado, pero creativo? ¿O que estás totalmente abrumado?

Independientemente de tus costumbres actuales ─descuidadas u ordenadas─, estarás menos estresado y te sentirás mejor mientras trabajás si tu oficina está organizada de manera inteligente.

Yo mismo lo he comprobado. He logrado una hora de productividad más al día si planifico y organizo metódicamente mi trabajo. Gran parte de eso tiene que ver con la organización física de mi oficina.

A continuación, te presento 9 medidas prácticas que podés tomar para que tu oficina funcione correctamente.

  1. Contá con diferentes tipos de iluminación, desde una sutil hasta una muy brillante.

Vas a necesitar entre tres y cuatro fuentes de luces separadas. Recomiendo las  fluorescentes (indirectas o de techo) para iluminar el espacio cuando te sientas cansado o necesites despertarte.

Una segunda luz debería enfocar tu escritorio. Eso lo podés hacer con una de techo. Una lámpara, ya sea de escritorio o de pie, le dará un aire cálido y amigable a tu oficina cuando recibas visitas. Además una luz natural, con cortinas, sería genial.

Si es posible, hacé que tus luces sean regulables para poder controlar la cantidad  que necesitás. También, hacé que se puedan prender y apagar desde el mismo interruptor, en lo posible al lado de la puerta.

La iluminación de tu ambiente podría sonar como algo de poca importancia, pero tiene un efecto directo sobre tu energía y estado de ánimo.

  1. Esforzate para que el espacio sea confortable para trabajar.

Tu escritorio debería estar diseñado para ajustarse a tu estilo de trabajo. No escatimes gastos acá. Date un buen espacio, pero no al punto de que termines acumulando cosas que no necesitás.

Asegurate de que las carpetas y el equipamiento que usás con regularidad estén accesibles. Además, distribuí los muebles de tal forma que sea fácil moverte del escritorio al mueble y de allí de vuelta a tu escritorio.

También te recomiendo que instales la computadora en el mueble y no en el escritorio. De esa forma, cuando la gente viene a verte, no se sentirá como si la mitad de la atención está puesta en ellos y la otra en la computadora.

  1. Invertí dinero en una buena silla

Desde el punto de vista de la productividad personal, la silla de tu oficina es algo muy importante. Más que tu casa, incluso más importante que tu auto.

Pensalo… en un día típico, es posible que gastes entre 8 y 10 horas en la silla, que además es lo primero que la gente ve cuando entra a la oficina. Por ende, asegurate de que luzca bien.

Ajustala para que tu tronco esté alineado a 90 grados e incliná la computadora para que la primera línea del texto esté a cinco grados por debajo del nivel de tus ojos. (De esa forma, no tenés que mover tu cabeza hacia arriaba y hacia abajo para leer).

Tu teclado debería estar posicionado de tal forma que tus manos permanezcan planas.

  1. Colocá un cronómetro en tu escritorio

Utilizando este truco te asegurarás de que nunca permanezcas sentado por más de una hora. Cada vez que el cronómetro suene, levantate antes de apagarlo, y una vez que estés parado, movete. Hacé algo físico por cinco minutos. Elongá, ponete en cuclillas o hacé flexiones. Yo algunas veces camino por la oficina y hablo con mis colegas.

  1. Sé ordenado

Tal vez pienses que tener todo lo que puedas llegar a necesitar en una pila alrededor tuyo es una ventaja, pero no lo es. Sólo le muestra al mundo tu reticencia a controlar tu vida.

“Un lugar para todo y todo en su lugar”. Eso incluye lapiceros y porta anteojos de leer de forma separada y al alcance.

  1. Reservá uno o dos cajones para guardar todo lo que puedas llegar a necesitar en caso de “urgencia”

En uno de mis cajones, coloco todas las herramientas que pueda llegar a necesitar en la oficina. Pequeños destornilladores (incluso uno de joyas que cabe justo en el tornillo de la patilla de mis anteojos de leer), cinta adhesiva, etc.

En el otro cajón, guardo mudas de ropa por las dudas (dos camisas limpias y dos corbatas) para poder lucir bien si tengo una reunión importante no planeada.

Como ocurre, tengo el baño en mi oficina en donde tengo cepillo y pasta de dientes, curitas, ibuprofeno, alcohol en gel, alicate, etc. Aun así, estos artículos pueden ir perfectamente en tus cajones de “emergencia”.

  1. Colocá un reloj en la pared que las personas que te visitan puedan ver

Una vez que hagas esto, le podrás anunciar a tu visita exactamente cuántos minutos tenés para resolver el problema que ha motivado su visita. (¡No uses el cronómetro para esto!).

  1. Dale vida a tu oficina

Las plantas renuevan el oxígeno del ambiente y también suavizan las superficies duras. Elegí una planta verde grande, si tenés espacio. Cuidala en alguno de tus recreos de cinco minutos.

  1. Decorá tu oficina con señales de quién sos como persona

Colocá fotos de tu familia y de tus premios. Las paredes y los espacios de tu oficina son superficies que observan todas las personas que te visitan. Asegurate de dar el mensaje que querés.

Además, procurá que haya algo a la vista que te haga sonreír, tal vez alguna cita que te inspire. Mantenela ahí hasta que deje de funcionar y luego reemplazala por algo nuevo.

Invertí en un sistema de audio también. No necesitás nada lujoso, tan sólo algo para poner música suave de fondo.

Una última cosa que no voy a poner en la lista porque tal vez es mucho pedir si no sos jefe todavía: un sofá cama para una siesta reparadora cuando realmente la necesites.

Tratá de implementar al menos la mayoría de estas ideas, así comprobás cómo cambia tu espacio y cómo se impulsa tu productividad.

Sinceramente,

Mark.

Mark Ford es uno de los creadores de la disciplina conocida en los Estados Unidos como Generación de Riqueza. Junto a Tom Dyson creó el afamado newsletter financiero The Palm Beach Letter. Bajo el seudónimo “Michael Masterson” ha publicado más de dos mil ensayos y 8 libros sobre hábitos y prácticas financieras. Dos de ellos, “La Promesa” y “Los 9 secretos que todo generador de riqueza debe conocer” han sido mundialmente aclamados y traducidos a varios idiomas. Además de ser uno de los referentes del Palm Beach Wealth Builders Club, es uno de los autores y principales referentes del Club para Generar Riqueza de la Argentina, donde revela oportunidades sobre nuevas fuentes de ingresos en dólares a sus suscriptores, y de Cartas de Key Biscayne, afamado newsletter de finanzas personales y creación de dinero.